Inventário de estoque: o que é, como fazer e por que usar o RFID no processo

O inventário de estoque é um procedimento fundamental em todas as empresas,  independentemente do tamanho. 

Neste artigo, vamos entender melhor como funciona, por que deixar o inventário em dia e  como a tecnologia RFID pode otimizar esse processo. 

O que é inventário de estoque e para que serve?  

O inventário de estoque nada mais é do que uma lista com todos os produtos que estão  armazenados no estoque ou no almoxarifado da empresa.  

Nessa lista, é preciso: 

● identificar os produtos; 

● classificar cada produto; 

● incluir o valor de cada produto.  

É importante que o inventário de estoque esteja sempre atualizado, evitando, assim, o  descontrole, a desorganização e até mesmo prejuízos financeiros.  

Qual a importância do inventário de estoque?  

O inventário de estoque é uma forma de controlar os produtos que a empresa ou indústria  tem para a venda.  

Além disso, ele também é um certificado de que o estoque está sob controle. Imagine, por  exemplo, que você acredite que tem determinada quantidade de produtos e quando o  cliente solicita a compra, descobre que, na verdade, estão em falta no estoque?

Esse pode parecer um erro muito grosseiro, mas ele pode acontecer, principalmente em  épocas de aumento nas vendas.  

Além disso, o inventário de estoque também ajuda a organizar melhor o processo de  compra, evitando itens em excesso. E caso haja extravios ou perdas, esse procedimento  também permite uma resolução mais rápida do problema. 

Outras vantagens do inventário de estoque são: 

● Auxílio no atendimento à legislação em relação à auditorias no estoque;

● Otimização da gestão do estoque; 

● Redução de perdas e desperdícios; 

● Redução de custos; 

● Melhoria no controle e organização dos produtos; 

● Melhoria no atendimento ao cliente final.  

Tipos de inventário de estoque 

De forma geral, existem cinco tipos de inventário de estoque, cabendo à cada empresa  escolher os que mais atendem às necessidades. 

São eles: 

Inventário geral de estoque 

É a identificação e documentação não apenas dos produtos do estoque, mas de todos os  itens que compõem o almoxarifado – como insumos, máquinas, mercadorias etc.  

Esse tipo de inventário é importante para que a empresa consiga avaliar com exatidão o  valor do seu patrimônio.  

Inventário parcial de estoque 

Também chamado de inventário de estoque dinâmico, é a identificação e documentação de  bens específicos – por exemplo: apenas dos produtos a serem vendidos em determinada  ocasião.  

Inventário anual de estoque 

Esse é o tipo de inventário que as empresas fazem no final de cada ano fiscal. O objetivo é  se certificar de que tudo está sob controle e conferindo com o caixa da empresa.  

Inventário rotativo de estoque 

Esse tipo de inventário é aquele feito de forma periódica – seja semanalmente,  mensalmente ou até diariamente.  

Dependendo do tamanho da empresa ou indústria, ele pode ser dividido em categorias de  produtos, por exemplo. Assim, a contagem é feita de forma mais cuidadosa. 

Inventário cíclico de estoque 

Nesse tipo de inventário, o objetivo é realizar o ajuste entre as informações dos  lançamentos contábeis e a quantidade dos bens.  

A diferença entre ele e o rotativo é a seguinte: enquanto o inventário rotativo é feito para as  necessidades administrativas da empresa, o inventário cíclico atende à base de dados e  ajuda nas informações contábeis.  

Como fazer um inventário de estoque? 

Cabe à cada empresa definir o seu procedimento de inventário de estoque. No entanto,  existem algumas etapas que podem ser incluídas no fluxograma.  

São elas: 

● Classificação dos produtos do estoque: é a hora de identificar e definir quais  serão as classificações/categorias dos materiais e separá-los dessa forma.

● Definição da rotatividade: nesta etapa, define-se como será o giro do estoque, ou  seja, qual é o período em que ele precisa ser reposto rotineiramente. 

● Escolha da periodicidade do inventário: é hora de estipular uma periodicidade  para que a equipe atualize o inventário de estoque, de acordo com a rotatividade  definida na etapa anterior. 

● Definição das datas para a realização do inventário: já que foi definida a  periodicidade, agora é hora de registrar as datas certas para que o inventário de  estoque seja feito. Defina dias e horários para que a equipe se prepare com  antecedência.  

● Definição da equipe de checagem: nessa etapa, é hora de definir quais serão os  colaboradores que farão tanto a contagem quanto a checagem do resultado.  Dependendo do tamanho da empresa, é necessário no mínimo dois colaboradores  para ambos chegarem ao número exato no procedimento de contagem.  

● Verificação dos dados do sistema: após o procedimento de inventário ser  finalizado, é hora de cruzar os dados com as informações do sistema de controle de  estoque da empresa. Ao identificar falhas, será necessário refazer a contagem.  

Depois de todas essas etapas, deu para ver que esse procedimento de logística precisa ser  feito com muita cautela para se evitar falhas, não é mesmo? 

Então agora vamos falar sobre uma tecnologia que é capaz de tornar essa missão bem  mais simples, rápida e eficiente. 

Como a tecnologia RFID ajuda no processo de inventário de  estoque? 

O RFID promove uma verdadeira revolução na logística da sua empresa ou indústria.  Estamos falando da tecnologia de Identificação por Radiofrequência, que está substituindo  o tradicional sistema de código de barras por alguns motivos. 

A tecnologia RFID funciona por meio de um microchip implantado no interior de etiquetas,  que podem ser confeccionadas de diferentes materiais. 

Então, ao passar por um campo de radiofrequência (por meio de um leitor), os dados do  microchip são ativados e automaticamente enviados ao computador conectado ao sistema  de gestão.  

Além de ser possível gravar diversas informações no microchip, uma grande vantagem para  o inventário de estoque é a redução de tempo. O leitor consegue fazer a leitura de  centenas de etiquetas ao mesmo tempo, o que reduz consideravelmente a contagem dos  itens do estoque. 

Além disso, ao contrário do sistema de código de barras, cada etiqueta RFID recebe uma  identificação exclusiva, tornando a acuracidade da contagem do estoque bem mais alta. 

O resultado do uso do sistema RFID no inventário de estoque é um controle maior de todas  as etapas, além da contagem de todos os itens em poucos minutos.  

Além do tempo economizado, a empresa também reduz a mão de obra destinada ao  levantamento do inventário, deixando a conferência mais simples e o sistema de gestão  sempre em dia.  

Outros benefícios da tecnologia RFID para a logísticas do estoque são: 

● Controle do prazo de validade das mercadorias; 

● Controle da devolução de mercadorias; 

● Automatização do reabastecimento de produtos em falta; 

● Os dados contidos nas etiquetas RFID são seguros, evitando falsificações;

● Redução de erros no momento de entrega das mercadorias aos clientes;

● Não é necessário abrir a embalagem do produto para que a etiqueta RFID contida em seu interior seja lida – o que reduz o tempo de chegada e saída das  mercadorias.  

Existem outras vantagens da tecnologia RFID para sua empresa – mas começar pela  organização do estoque já é um grande começo, não acha?

No próximo post, confira um passo a passo de como funciona o RFID e como é feita a  implantação nas empresas.